Schlagwort: Prüfschema

  • Bürokratie folgt dem Prinzip Verantwortung oder dem Prinzip Absicherung

    Die Kernmotive jeglicher organisatorischen Regelung können einer einfachen Kategorisierung unterworfen werden. Jedes Motiv lässt sich entweder dem Prinzip Verantwortung zuordnen oder dem Prinzip Absicherung. Dies gilt für jede Stufe einer hierarchischen Ordnung, auch für die oberste, auf der Grundsatzentscheidungen zu treffen sind.

    Für jede einzelne Regelung kann zwar nicht immer zweifelsfrei angegeben werden, welchem Prinzip sie unterliegt, aber in den meisten Fällen ist erkennbar, welches Prinzip bei der Regelgestaltung überwog.

    Prinzip Verantwortung

    Generell gilt: Dem Prinzip Verantwortung folgt, wer nur dann etwas regelt, wenn es notwendig ist und wer dann eine Regelung anstrebt, die einen allgemein anerkannten guten Zweck zielgenau und mit möglichst geringem Aufwand (für die Regelausführenden) erfüllt.  

    Jegliche Regelung sollte ausschließlich dem Prinzip Verantwortung folgen.

    Ist ein ungünstiger Zustand nicht länger zu verantworten, muss eine Regelung getroffen werden, die diesen Zustand in eine verantwortbare Richtung verändert. Voraussetzung ist die Analyse, das heißt, es muss zunächst Klarheit über den Zustand und dessen Unverantwortlichkeit existieren. Hierfür wiederum ist notwendig, dass die Analyse begonnen wird, was bedeutet, dass es einen Anstoß und Auftrag gibt, der die Analyse initiiert.

    Was als ungünstig gelten soll, ist auf der Ebene übergeordneter Regelungszwecke der politischen Bewertung unterworfen – eine bedeutende Quelle überbürokratischer Regelungen. Ebenso politisch ist das Urteil über die Verantwortbarkeit eines als ungünstig bewerteten Zustands.

    Gründe für die Abkehr vom Prinzip Verantwortung

    In hohem Maße problematisch ist in diesem Zusammenhang die seit vielen Jahren zunehmende Politisierung jeglicher Lebensbereiche und damit auch solcher Regelungsbereiche weit unterhalb der Ebene der Regelungszwecke (obere Regelungsebene, Ebene der Gesetzgebung). In alltäglichen Regelungssituationen taucht nun nicht mehr die Frage auf: „Ist es Gesetz?“, sondern: „Ist es politisch korrekt?“. Politische Wertung und Forderung greifen weit hinunter in den Alltag von Menschen und Organisationen.

    Die Frage nach politischer Korrektheit verunsichert Regelgestaltung in jeder Hinsicht. Sie ist Einfallstor für das Prinzip Absicherung. Zustandsanalyse und sich anschließende Regelung orientieren sich nicht mehr ausschließlich daran, was in der jeweiligen Situation als verantwortungsvoll anzusehen ist, sondern fragen stets auch immer danach, wie eine politische Bewertung aussehen würde. Antizipierte negative Bewertung und deren Folgen will man bei der Regelgestaltung vermeiden. Die Folgen könnten vielfältig sein: gesteigerter Rechtfertigungsdruck, Pflicht zur Stellungnahme, Shitstorm, Anklage, Haftung, Verlust von Reputation oder wirtschaftlicher Existenz.

    In dieser komplexen Zusammenballung unterschiedlicher Motive und Möglichkeiten für die Regelgestaltung wird sich in den allermeisten Fällen diejenige politische Richtung durchsetzen, die das größte Drohpotenzial im Hinblick auf negative Folgen aufweist und in der Öffentlichkeit am lautesten wahrnehmbar ist. Nicht zwangsläufig ist dies – bei Anwendung des Common Sense – immer diejenige, die einer verantwortungsvollen Regelungslösung den Vorzug geben würde.

    Prinzip Absicherung

    Und so ist es in der Praxis nicht verwunderlich, wenn Regelgestalter einem persönlichen Absicherungsdruck unterliegen und Regeln so einrichten, wie sie den Regelgestalter gegen diesen Druck bestmöglich absichern. Regelgeber verhalten sich vorauseilend gehorsam vor allem gegenüber politischen Forderungen, die in der Öffentlichkeit lautstark zum Ausdruck gebracht werden und denen es gelingt, diese in jede noch so kleine gesellschaftliche Verästelung zu tragen – weitab von Gesetzgebung, die geordneten parlamentarischen Strukturen unterworfen ist.

    Aber Regelgestaltung sieht sich heute nicht nur von politischen Forderungen umstellt, die in den Alltag ausgreifen, sondern auch von einer immer undurchschaubarer werdenden Regelungsdichte, die die eigene Regelgestaltung beeinflusst, ja einengt.

    Für die Anwendung eigener Verantwortung bleibt zunehmend weniger Raum. Besonders unangenehm wird es, wenn unklar ist, in welchem Ausmaß und auf welche Weise welche übergeordnete (umstellende) Regelung Anwendung finden muss. Im Zweifel – und bei großer Unübersichtlichkeit herrscht naturgemäß viel Zweifel – wird die eigene Regelung umfangreicher, komplizierter und sichert den Regelgestalter gegen alle mögliche Unbill möglichst umfassend ab.

    Das Prinzip Absicherung gewinnt die Oberhand.

    Verlust des Common Sense

    In der Summe können wir feststellen: Das Prinzip Verantwortung leidet unter dem zunehmenden „Zerbröseln“ des Common Sense. Was als allgemein anerkannt gilt, ist immer schwerer zu identifizieren. Je mehr der Gesellschaft eine gemeinsame Wertebasis verloren geht, desto schwerer hat es das Prinzip Verantwortung bei der Regelgestaltung. Zur Verantwortung gehört immer, dass ich bei meiner Entscheidung und Handlung bereit bin, die Konsequenzen zu tragen. Je schwerer es wird, diese abzuschätzen, desto eher neige ich dazu, mich abzusichern.

    Bedeutung für Unternehmen

    Gilt dies alles nur in der Gesellschaft und für staatliche Gesetzgebung oder sind auch Unternehmen betroffen? Generell gilt: Die Trennung von Regelungsmotiven in die Kategorien Verantwortung und Absicherung lässt sich auch auf Unternehmen anwenden. Je nach Unternehmenskultur ist mehr oder weniger klar, welche Zwecke und Mittel als erwünscht oder unerwünscht gelten. Eine starke Kultur lässt weniger Zweifel und damit auch weniger Raum für das Prinzip Absicherung.

    Hinzu kommt, dass Leadership in Unternehmen einen großen Einfluss darauf hat, wie die Bedingungen für die Anwendung des Verantwortungsprinzips gestaltet sind. Regelgeber, die wissen, dass die Führung sie absichert, wenn sie Regelgestaltung verantwortungsvoll und mit Augenmaß praktizieren, müssen in die zu gestaltende Regel keinen gesonderten Absicherungsmechanismus für sich selbst implementieren. Stellt sich die Regelung als fehlerhaft heraus, wird gute Unternehmensführung die Konsequenzen für den Regelgestalter überschaubar halten. Eine offene Fehlerkultur begünstigt in bürokratischen Fragen das Prinzip Verantwortung.  

  • Woran erkennt man überflüssige Bürokratie?

    Bürokratieabbau stellt Regelungszwecke als Ausgangspunkt von Bürokratie nicht in Frage, um einen klaren Fokus auf die Kernfrage nicht zu gefährden. Kernfrage ist die möglichst scharfe Abgrenzung eindeutig überflüssiger von eindeutig (noch) notwendiger Bürokratie.

    Wie ist die Abgrenzung zu leisten? Woran erkennen wir, „was weg muss“ und was bleiben soll?

    Bürokratieabbau ist Hinterfragen

    Ein Regelungsdetail, das hinweggedacht werden kann, ohne dass der Regelungszweck verfehlt wird, ist überflüssig.

    Und das Wort „Detail“ deutet an, dass die Prüfung auf niedriger Körnung erfolgt. Vielfach sind Detaildaten betroffen, z. B. die Unsitte, bestimmte Stammdaten mehrmals vom Kunden abzufragen, obwohl diese bereits vorliegen.

    Aspekte von Grenzfällen

    Es existieren Grenzfälle. Wenn mehrere Regelungszwecke vorliegen oder Regelungsdetails einen Nebenzweck erfüllen, ist die Einordnung in notwendig oder überflüssig mitunter schwierig. Häufig wird ein Regelungsdetail mit der effizienteren Bearbeitung in einer bestimmten Bearbeitungsstufe oder durch eine bestimmte Bearbeitungseinheit begründet (partielle Effizienz). Übersehen wird dabei zuweilen, dass Regelungen auch bei Prozessbeteiligten Aufwand verursachen, die an der Regelgestaltung nicht beteiligt waren.

    Deshalb ist es wichtig, alle Beteiligten gleichermaßen in den Blick zu nehmen. Natürlich sind dabei auch die Prozessteile relevant, die vom Kunden ausgeführt werden. In der Praxis werden Prozesse viel zu oft rein aus der Innensicht gestaltet. Der Perspektive des Kunden wird zu wenig Beachtung geschenkt.

    Vorgehen beim Bürokratieabbau

    Für den Bürokratieabbau empfiehlt sich demgemäß folgendes Prüfschema:

    • Rückführung aller Regelungsdetails auf den Regelungszweck: Was soll damit erreicht werden?
    • Prüfung der Notwendigkeit: Wird mit dem Regelungsdetail der Regelungszweck erreicht?  Wird der Regelungszweck auch ohne das Regelungsdetail erreicht?
    • Falls die Notwendigkeit verneint wird: Das Regelungsdetail ist primär überflüssig.
    • Gibt es dennoch gute Gründe dafür: weitere Regelungszwecke, Nebenzwecke, partielle Effizienz?
    • Verursacht Effizienz an einer Stelle Aufwand an einer anderen (ggf. bisher nicht betrachteten) Stelle (weitere Bearbeitungsstufen, Abteilungen, Kunden)?
    • Ist der Aufwand zur Erfüllung des Regelungsdetails verhältnismäßig und gibt es Alternativen mit weniger Aufwand?

    Bürokratieabbau als Teil der Unternehmenskultur

    Wir sehen, jede Regelung steht in Frage, muss sich rechtfertigen lassen. Das permanente Hinterfragen von Regelungen, das Zulassen der und die Ermutigung zur Infragestellung von Regelungen, schließlich die Routine im Nachfragen und Einfordern von Begründungen bringt den Bürokratieabbau in Schwung.

    Je nach Fortschritt innerhalb einer bestimmten Organisation mag es dann zweckmäßig sein, die Grenzfälle nicht allzu akademisch auszudiskutieren, sondern lieber an anderer Stelle bei eindeutig Überflüssigem fortzufahren. So können Bürokratieabbauerfolge eingefahren werden, ohne in den Verdacht zu geraten, selbstgefällig und am Ende ebenfalls bürokratisch Bürokratie abbauen zu wollen.

    Letztlich geht es nicht nur darum, einzelne Regelungen zu verschlanken. Es geht auch darum, mit Abbauerfolgen, verbesserten Lösungen, Einsparung von Kosten aber auch emotionaler Zustimmung bei den Entlasteten, den Bürokratieabbau kulturell in der Organisation zu verankern. Wenn alle Organisationsmitglieder das obige Prüfschema oder zumindest das dahinterstehende Prinzip

    Alles nicht Zweckdienliche ist überflüssig

    verinnerlichen, dann verselbständigt sich der Bürokratieabbau und sickert in die Organisation ein. Einfache, schlanke Regelungen werden so (langfristig) Teil der Unternehmenskultur.

    Thomas Bahlinger