Dieser Text bezieht sich nicht auf staatliche Bürokratie, sondern auf DIY-Bürokratie, also überflüssige Regulierung, die von privatwirtschaftlichen Organisationen selbst generiert wird.
Moderne Managementansätze
Wenn wir die Moden „moderner“ Managementsysteme der vergangenen Jahre und Jahrzehnte betrachten, finden wir als gemeinsamen Kern, dass klassische Hierarchien infrage gestellt werden. Die Menschen in Organisationen sollen (und können) sich selbst steuern und im Ergebnis wird – natürlich neben wirtschaftlichem Erfolg – erwartet, dass dabei weniger von dem entsteht, was wir als überflüssige Bürokratie bezeichnen.
Befehlen wir einem LLM, zu den Benennungen moderner Managementsysteme jeweils eine Kurzzusammenfassung zu schreiben, wird diese Gemeinsamkeit sehr deutlich:
Adhocracy
Adhocracy ist eine flexible, projektorientierte Organisationsform, die Innovation und schnelle Problemlösung fördert. Sie verzichtet weitgehend auf formale Regeln und Hierarchien zugunsten von Kreativität und Eigeninitiative. Entscheidungen entstehen situativ durch diejenigen, die am meisten Wissen einbringen.
Network Organization (Netzwerkorganisation)
Eine Netzwerkorganisation besteht aus lose gekoppelten, kooperierenden Einheiten oder Partnern. Entscheidungsgewalt ist verteilt, und der Informationsfluss ist offen und flexibel. Sie eignet sich besonders für dynamische Umfelder, in denen Kooperation wichtiger ist als starre Strukturen.
Agile Models (Agile Management)
Agile Modelle basieren auf iterativem Arbeiten, enger Kundenorientierung und schnellem Feedback. Teams arbeiten selbstorganisiert und priorisieren kontinuierliche Verbesserung. Der Fokus liegt auf Flexibilität und schneller Anpassung an Veränderungen.
Self-Managing Organizations (selbststeuernde Organisationen)
In selbststeuernden Organisationen übernehmen Teams die volle Verantwortung für Entscheidungen, Prozesse und Ergebnisse. Managerrollen verschwinden oder werden dezentral verteilt. Ziel ist maximale Anpassungsfähigkeit, Eigentum am Ergebnis und schnelle Entscheidungsfindung.
Holocracy (Holokratie)
Holokratie ersetzt traditionelle Hierarchien durch klar definierte Rollen in selbstorganisierten Kreisen. Entscheidungen werden dezentral getroffen und über strukturierte Prozesse wie den Governance-Prozess geregelt. Ziel ist mehr Agilität, Transparenz und Eigenverantwortung.
Teal Organizing (Integrale Organisation / Reinventing Organizations)
Teal-Organisationen basieren auf Selbstführung, Ganzheit und einem evolutionären Zweck. Hierarchien werden durch verteilte Autorität ersetzt, und Mitarbeitende bringen ihre „ganze Person“ ein. Die Organisation entwickelt sich organisch, statt zentral gesteuert zu werden.
Humanocracy
Humanocracy stellt den Menschen statt Prozesse oder Hierarchien ins Zentrum der Organisation. Sie setzt auf Autonomie, Kompetenzentfaltung und intrinsische Motivation. Ziel ist eine anpassungsfähige, kreative Organisation ohne bürokratische Blockaden.
Rendanheyi
Rendanheyi ist ein von Haier entwickeltes Modell, bei dem Mitarbeitende (Ren) direkt mit Kundennutzen (Dan) und Mikro-Unternehmenseinheiten (Heyi) verbunden sind. Große Unternehmen zerfallen in kleine, unternehmerisch agierende Mikrofirmen. Leistung entsteht durch Marktmechanismen, extreme Kundennähe und interne Konkurrenz.
Wirkung auf überflüssige Bürokratie
Die doch notwendige Koordination in den jeweiligen „modernen“ Systemen kann durchaus bürokratische Züge annehmen – man denke nur an das ausgefeilte Regelwerk, das uns in angeblich agilen Modellen anempfohlen wird. Letzten Endes überwiegt aber die Zielsetzung, klassische bürokratische Strukturen zu verbannen.
Ist also alles gut?
Ja und nein. Natürlich können wir die Überwindung hierarchischer Strukturen als Bürokratieabbau feiern. Sicher ist es ein Erfolg, wenn neben höherer Motivation und besserer Kundenorientierung insgesamt mehr Effektivität und Effizienz in der Organisation Einzug hält und sich dies auch an finanzwirtschaftlichen Kennzahlen ablesen lässt.
Aber es setzt voraus, dass das moderne Managementsystem auch (erfolgreich) eingeführt wird, das Top Management der Mode folgt und die Organisation mit dem neuen System beglückt. Ist dies der Fall, dann wird es mit hoher Wahrscheinlichkeit weniger Probleme mit überflüssiger Bürokratie geben. Das Milieu für überflüssige Bürokratie ist schlechter in solchen Organisationen. Weiterer Forschungsbedarf besteht bei der Frage, wie bürokratisch selbst solche modernen Anti-Bürokratieansätze werden können, da viele Ursachen und Treiber für Bürokratie von den Ansätzen nicht beseitigt werden. Anlass zum Abbau überflüssiger Bürokratie besteht auch in solchen Systemen.
Bürokratieabbau geschieht bottom-up
Was jedoch, wenn der Anti-Bürokratieansatz in Gestalt eines neuen Managementsystems nicht top-down angeordnet wird? Wo finden wir denn Rendanheyi, außer bei Haier? Wer beseitigt denn die Bürokratie, wenn die Geschäftsführung die Mode als Mode erkennt und folglich ignoriert oder nur so tut, als würde sie eine hierarchie- und bürokratiearme Organisationsentwicklung in Auftrag geben?
Wer dann überbordende Bürokratie zunehmend unerträglich findet, muss selbst tätig werden.
Bürokratieabbau ist daher in erster Linie ein Bottom-up-Ansatz. Die Menschen in den operativen Prozessen, vor Ort beim Kunden und die Kunden selbst sind es, die unter überflüssiger DIY-Bürokratie zu leiden haben. Sie sind es auch, die über das Wissen verfügen, wo, wann und wie die Bürokratie zuschlägt. Wenn also nicht jegliche Form von Hierarchie über Bord geworfen werden soll – wofür es gute Gründe gibt – dann sind es mutige Infragesteller von Bürokratie in den unteren Ebenen von Organisationen, die den Bürokratieabbau voranbringen. Es ist harte Arbeit gegen starkes Widerstreben.
Kombination als Idealbild
Zugegeben, was natürlich auch vorkommt: Das Top-Management übernimmt die positiven Ansätze der modernen Managementlehre, formt daraus ein stimmiges Konzept für die eigene Organisation, das die Übertreibungen weglässt, und schafft damit gute Voraussetzungen, bottom-up Bürokratieabbau zu fördern.
Bürokratieabbau ist dann ein Komplementäransatz, der quasi im Gegenstromverfahren kombiniert wird: Führungskräfte ermutigen die Menschen an der Basis (und ihre Kunden) dazu, Bürokratie in Frage zu stellen. Sie erschließen damit die wertvollste Wissensquelle für den Bürokratieabbau.
Quick-win Bürokratieabbau
Richtig, eines sollte nicht vergessen werden: Mit dem Bürokratieabbau kann ich heute starten. Niemand muss auf den Komplettumbau oder dem Entkernen ganzer Organisationen warten. Mit kleinen Erfolgen jetzt starten!
Teal ist übrigens die Farbe #008080.
Thomas Bahlinger