Bürokratie wird gebraucht
Die Bürokratie ist eine seltsame Angelegenheit. Wir alle brauchen sie, aber die wenigsten mögen sie. Fast jeder ist für Bürokratieabbau, aber niemand unternimmt etwas. Wir belassen Bürokratie meist so, wie sie ist, fügen hier und da noch etwas hinzu und wenn sie uns unangenehm auffällt, schimpfen wir über sie.
Das hat die Bürokratie nicht verdient. Der große deutsche Soziologe, Jurist und Ökonom Max Weber hat Bürokratie einst als überlegene Herrschaftsform beschrieben. Diese höchst positive Lesart ist berechtigt, stand sie doch vor 100 Jahren anderen Herrschaftsformen gegenüber, die uns heute noch viel weniger gefallen würden. Bürokratie schützt uns alle vor staatlicher Willkür und regelt das Zusammenleben in einer professionellen und vorhersehbaren Weise.
Bürokratie kostet Milliarden
Soweit die Theorie und soweit der historische Rahmen. Aber gilt das noch heute? Vielfach beklagen wir inzwischen ein Überborden bürokratischer Regelungsflut und -dichte. Unzählige Vorschriften gängeln uns, hindern uns an der Ausübung der „eigentlichen“ Tätigkeit. Dies alles belastet und verursacht immense Kosten. Der Detailreichtum und die Änderungshäufigkeit überfordern uns und wissenschaftlich belegt ist inzwischen, dass dies in Deutschland Wirtschaftsleistung verhindert, weil sie Gründer und Unternehmer abschreckt zu innovieren und zu investieren. Die Belastung aus Erfüllung von Vorschriften und unterbliebener Wertschöpfung summiert sich auf 146 Milliarden Euro pro Jahr. (vgl. Falck, Oliver et al. 2024; Schmidt, Klaus M. 2024; Kuhlmann, Sabine und Gerls, Florian 2024; Ökonomenpanel 04/2024)
Diese Schätzung zur entgangenen Wirtschaftsleistung bezieht sich auf die Folgen staatlicher Regulierung. Hinzu kommen bürokratische Regelungen, die Unternehmen sich selbst auferlegen. Das Potenzial der Reduzierung unnötiger unternehmensinterner Vorschriften dürfte noch deutlich über die der staatlichen Belastung hinausgehen. Vielfach stecken Sicherheitsbedürfnisse dahinter, bei der Beachtung gesetzlicher Vorschriften nur ja keinen Fehler zu begehen. Aber die Regelungswut des Staates steckt auch an, sie überträgt sich in unternehmensinterne Routinen, die dann nur noch selten hinterfragt werden.
Unternehmen schaffen selbst Bürokratie
Ein Beispiel: Kollegin A sendet Kollegen K wöchentlich eine Excel-Tabelle, in der sie Maßnahmen auflistet, die sie durchgeführt oder angewiesen hat. Es ist nicht so, dass diese Maßnahmen nicht an anderer Stelle dokumentiert wären – teilweise mehrfach. Missbrauch würde also auffallen und wäre nachweisbar. Trotzdem besteht K auf der Berichterstattung. Die entscheidende Frage ist nun, wozu der Bericht verwendet wird, also die auf bestimmte Weise dargestellte Information, die an sich in anderer Form und an anderer Stelle ohnehin verfügbar ist. Es stellt sich heraus, dass der einzige Nutzen darin liegt, A klarzumachen, dass sie kontrolliert wird. Die Maßnahme verursacht einen wöchentlichen Aufwand von ca. zweieinhalb Stunden bei A und ca. fünf Minuten bei K. Mit einem kalkulatorischen Stundensatz von 42 Euro berechnen sich die Kosten auf 5.642 Euro pro Jahr. Diese Summe könnte problemlos eingespart werden, wenn das Unternehmen auf die unnötige Bürokratie verzichten würde.
Wie viele solcher unsinnigen Tätigkeit üben wir tagtäglich aus? Bei etwas genauerer Betrachtung kommt da einiges zusammen. Vieles fällt uns gar nicht mehr auf. Wir hinterfragen zu selten die Sinnhaftigkeit unseres Tuns. Das Einsparpotenzial ist jedenfalls enorm. Trotzdem heben wir es nicht. Woran liegt das und wie können wir es ändern?
In leichter Abwandlung von Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie, wonach Hygienefaktoren lediglich Unzufriedenheit verhindern, jedoch nur Motivatoren zur Zufriedenheit beitragen können, ist Bürokratie ganz allgemein als Hygienefaktor einzustufen. Vereinfacht gesagt, kann sie keine Begeisterung auslösen, wenn sie funktional und effizient ist. Neigt sie jedoch zur Dysfunktionalität und Ineffizienz, löst sie Unbehagen und Beschwerde aus. Aber lohnt es sich, dagegen vorzugehen? Gewinnt man damit den berühmten Blumentopf? Politiker wie Führungskräfte wenden sich lieber anderen Themen zu, weil sie damit mehr glänzen können. Solche „Motivatoren“ gewinnen dann gegenüber dem Bestreben, einfach nur ab und zu nachzusehen, wo Bürokratie übertrieben wurde, und wo es genauso gut auch einfacher gehen könnte.
Was tun gegen überflüssige Bürokratie?
Dabei wird das Erfolgspotenzial des Bürokratieabbaus regelmäßig deutlich unterschätzt. Rein finanziell sind die Ergebnisse eines zweckorientierten Abbaus von Bürokratie beeindruckend. Was fehlt, ist die Erzählung – eine eingängige Geschichte, die den Bürokratieabbau als das schildert, was er ist: Der Sieg in einem heldenhaften Kampf gegen ständiges Widerstreben. Denn es gibt ja ein permanentes Nachrücken neuer Bürokratieideen. Im staatlichen Umfeld sind es häufig Ideologie, Partikularinteressen und schwerfällige Kompromisse, die neue und immer detailreichere Regelungen hervorbringen. In Unternehmen verursacht vor allem ein allgemeines Streben nach Absicherung, Risikoaversion und Bedenken gegenüber zu viel Verantwortung ein Ausufern bürokratischer Standards.
Was also tun? Bürokratieabbau ist weder Sprint noch Marathon, sondern permanente Arbeit im Detail, vielfach auf operativer Ebene. In Unternehmen erfordert er daher zwangsläufig die Mitwirkung von Mitarbeitern auch und gerade auf unteren Hierarchieebenen. Im Kern ist der Bürokratieabbau von unten nach oben gerichtet (bottom-up). Er benötigt aber einen einflussreichen Sponsor auf der Top-Ebene oder bei den Eigentümern. Erste Erfolge müssen klar belegte finanzielle Ergebnisse erbringen, die dann kommuniziert werden. Und nüchterner Bürokratieabbau muss mit Emotion angereichert werden.
Die Leichtigkeit, etwas künftig viel weniger kompliziert, viel einfacher, mit geringeren Kosten aber – und das ist entscheidend – mit gleichem Nutzen zu erreichen, muss gefeiert werden. Das trägt schlussendlich die Bürokratieabbau-Lust in eine Organisation hinein.
Quellen:
Falck, Oliver, Guo, Yuchen Mo, Pfaffl, Christian (2024) Entgangene Wirtschaftsleistung durch hohen Bürokratieaufwand. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien
Kuhlmann, Sabine, Gerls, Florian (2024) Die Kosten der Bürokratie: Zwischen Messung und Realität. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien
Schmidt, Klaus M. (2024) Ergebnisorientierte Bürokratie gestalten. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien