Wir haben bereits den Unterschied diskutiert zwischen modernen Managementmethoden (oder Managementmoden) und Bürokratieabbau. Ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist die Hauptstoßrichtung des Vorgehens: Bürokratieabbau ist bottom-up, wohingegen moderne Managementmethoden top-down gerichtet sind.
Aber warum ist das so? Welche Gründe sprechen dafür, Bürokratieabbau als bottom-up und outside-in zu kennzeichnen?
Was uns die Erfahrung uns lehrt
Zunächst einmal stellen wir rein empirisch fest, wo Bürokratie herkommt. Im Wesentlichen wird Bürokratie, werden bürokratische Vorgaben und Regeln von oben verordnet oder durch Entscheidungen auf der Top-Ebene veranlasst oder verursacht. Dies gilt gleichermaßen für Gesellschaften (Deutschland) als auch für Unternehmen.
Bürger und operative Unternehmensebenen denken sich selten freiwillig bürokratische Gängelungen aus. Und falls doch – was hin und wieder vorkommt – dann wegen eines bürokratischen Ungeistes, der von oben verbreitet oder zumindest nicht hinreichend zurückgedrängt wird. Untere Ebenen imitieren dann das Oben, glauben dem Oben nacheifern zu müssen oder bemerken schlichtweg nicht, dass der von oben etablierte bürokratische Zeitgeist sie umfängt.
Warum sollte also der Abbau von Bürokratie von oben erwartet werden können, wenn doch jegliche Erfahrung zeigt, dass von oben nur der weitere Aufbau von Bürokratie zu bekommen ist? Die Lebenswirklichkeit spricht hier eine deutliche Sprache: top-down ist der Bürokratieabbau eher nicht.
Drastische Maßnahmen des Bürokratieabbaus
Gleichwohl kommt es auch in Politik und Unternehmensleitungen mitunter zu der Erkenntnis, dass bürokratischer Ballast abgeworfen werden muss, endlich einmal aufgeräumt werden muss mit der Behäbigkeit der Regelungsdichte. Und tatsächlich gibt es eine top-down-Chance auf Erlösung: Das komplette Regelwerk oder zumindest vollständige Regelungsbereiche aufzuheben.
Das aber: wird nicht passieren! Somit bleibt dem Top-Level lediglich das Anstoßen einer Kulturänderung und einige weitere politisch-strategische Maßnahmen. Der ganz große Rest, das konkrete und bis ins Detail gehende Hinterfragen bestehender Regulierung muss von unten erfolgen.
Kleinteiligkeit des Bürokratieabbaus
Welches Top-Management, welche Ministerin und welcher Top-Beamte erkennt denn, kann denn erkennen, wie viele Minuten Arbeit im Hamsterrad aus einer bestimmten, als unabdingbar angesehenen Regelung erwächst? Der Abstand zwischen Anordnung und Wirkung ist schlichtweg zu groß. Die beabsichtigte Hauptwirkung einer Regelung ist doch in den seltensten Fällen, dass Mitarbeiter, Kunden und Bürger unnötig Zeit verschwenden. Negative Bürokratie ist immer das, was wir nicht beabsichtigen, was als unerwünschte Nebenwirkung entsteht. Gute Absicht hat doch die Zeitverschwendung nicht gewollt. Und es auch nicht besser gewusst.
Schlussfolgerung für den Bürokratieabbau
Aus diesem Nicht-Erkennen-Können erwächst die Notwendigkeit, Bürokratie in einem langen und sehr aufwendigen Verfahren Schritt für Schritt von unten wieder abzubauen. Mitarbeiter (bottom-up) und Kunden (outside-in) müssen gefragt werden und sollten ehrlich antworten dürfen, wo die Bürokratie besonders hinterhältig und unsinnig zuschlägt.
Das Belastende an Bürokratie wirkt selten abstrakt, sondern meistens konkret. Auf der operativen Ebene wird die Zeit vergeudet für den ganzen Unsinn. Die Top-Ebene feiert sich für die gute Absicht, den Schaden haben andere.
Unsere Schlussfolgerung: Bürokratieabbau ist bottom-up und outside-in.
Konkretes Vorgehen: besprechen wir in einem weiteren Beitrag. Dann auch mehr zu den wenigen Abkürzungsmöglichkeiten bei dieser Kärrnerarbeit …