Schlagwort: Abbau

  • Maßnahmen der Entbürokratisierung

    Vorbemerkung: Die hier gelisteten Bürokratieabbaumaßnahmen beziehen sich in erster Linie auf staatliche Bürokratie. In Unternehmen sind nur einige dieser Maßnahmen anwendbar. Zum Komplex der von unternehmen selbst gemachten Bürokratie (DIY-Bürokratie) folgt ein gesonderter Beitrag.

    Wie können wir überbordende Bürokratie wieder loswerden? Diese Frage stellt sich im Jahr 2026 dringender denn je zuvor. Vor allem aus zwei Gründen: Die Bürokratie hat ein Ausmaß erreicht, das vielen Unternehmen hohe Kosten zu deren Bewältigung auferlegt und die Rezession macht es Unternehmen immer schwerer, diese Kosten überhaupt noch zu tragen.

    Und Spaß macht dies alles schon lange nicht mehr.

    Was also tun?

    Zum Abbau von Bürokratie – manche nennen es Entbürokratisierung – wurden in der Vergangenheit viele ganz unterschiedliche Ansätze empfohlen. Wenn man sich die einschlägigen Publikationen des Normenkontrollrats oder zum Beispiel des wissenschaftlichen Beirats beim Wirtschaftsministerium ansieht, lässt sich leicht feststellen, dass Maßnahmen seit vielen Jahren bekannt sind und in bester Regelmäßigkeit geeignet kommuniziert werden. Wir wissen also, wie wir überflüssige bürokratische Regelungen wieder loswerden – grundsätzlich.

    Ganz unabhängig davon ist die Frage, ob und in welcher Intensität, auch mit welchem Nachdruck und mit welcher Motivation (oder Emotion) wir diese Maßnahmen ergreifen und ausführen. Hierbei gibt es erheblichen Nachholbedarf. Es ist aber auch nicht so, dass die Maßnahmen allesamt ignoriert werden oder sich als unwirksam erweisen. Ganz im Gegenteil. Wir können dem einen oder anderen Glanzlicht des Bürokratieabbaus beim Funktionieren zusehen.

    Nur wird viel zu wenig davon in Angriff genommen und das Hauptproblem besteht darin, dass „von oben“ immer weitere Regelungen dazukommen. Kurz gesagt: So viel Bürokratieabbaumaßnahmen können gar nicht ergriffen werden, als an anderer Stelle Bürokratie neu hinzukommt.

    Die Schlussfolgerung: Neben eine konsequentere Verfolgung von Maßnahmen zum Bürokratieabbau muss eine intensive Beschäftigung mit den Ursachen für Bürokratieaufbau treten. Arbeit auf vielen Ebenen der Gesellschaft sind dafür notwendig und jeder Einzelne ist aufgefordert, seinen Teil dazu beizutragen: Gesetzgeber, Behörden, Unternehmen und Privatpersonen.

    Es erscheint lohnend, die gesellschaftlichen Sphären Staat und Private getrennt voneinander zu betrachten. Zwar lassen sich mitunter übereinstimmende Ursachen für den Aufbau von Bürokratie in beiden Bereichen finden, aber die Abbaumaßnahmen unterscheiden sich in vielen Punkten. Wir greifen konkrete Maßnahmen und Empfehlungen für Unternehmen daher in einem gesonderten Beitrag auf und fokussieren an dieser Stelle die Frage, was der Staat tun kann.

    Eine nicht abschließende Aufzählung staatlicher Bürokratieabbaumaßnahmen – aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen – zeigt nachfolgendes „Wimmelbild“. Es soll nur die Vielfalt der Vorschläge zeigen – lesbar ist es kaum. Wir geben daher nachfolgend zu allen Maßnahmen eine Kurzdarstellung.

    Wimmelbild Bürokratieabbaumaßnahmen
    Wimmelbild Bürokratieabbaumaßnahmen

    Personal

    Weniger Juristen in Gesetzgebung und Verwaltung

    Eine geringere Zahl juristisch geprägter Rollen kann dazu beitragen, Regulierungen pragmatischer und weniger formalistisch zu gestalten. Juristische Detailtiefe führt oft zu komplexen Normen, die zusätzliche Bürokratie erzeugen. Mit einer breiteren fachlichen Zusammensetzung entsteht ein stärkerer Fokus auf Umsetzbarkeit und Effizienz.

    Weniger Juristen im Management

    In leitenden Funktionen sind strategische und organisatorische Kompetenzen entscheidend, die über das juristische Denken hinausgehen. Ein geringerer juristischer Anteil in Führungsrollen kann Entscheidungsprozesse vereinfachen und pragmatischer gestalten. Dadurch werden unnötige Detailprüfungen reduziert und schnellere Entscheidungen ermöglicht.

    Mehr Managementkompetenz und -kultur in der Verwaltung

    Eine professionellere Managementkultur fördert Verantwortung, klare Zuständigkeiten und effiziente Abläufe. Wenn Führungskräfte stärker auf Zielerreichung statt auf formale Richtigkeit achten, sinkt der Anreiz zur Überregulierung. Das stärkt Mut zu Entscheidungen und verringert interne Abstimmungsschleifen.

    Umstellung interner Leistungsmessung auf Ergebnisorientierung (KPI)

    Ergebnisorientierte Kennzahlen lenken den Fokus auf Wirkung statt übergenauer Regelbefolgung. Das vermindert bürokratische Aktivitäten, die nur der Dokumentation dienen. Zudem entsteht Transparenz darüber, welche Maßnahmen tatsächlich Nutzen erzeugen.

    Kultur

    Verzicht auf Bestrafung bei Fehlentscheidungen

    Wenn Mitarbeiter keine Sanktionen für gut begründete Entscheidungen befürchten müssen, sinkt die Tendenz zur Überregulierung und Absicherung. Eine angstfreie Kultur fördert Mut zur pragmatischen Lösung. Dadurch wird unnötiger bürokratischer Aufwand reduziert, der nur der Risikoabsicherung dient.

    Konstruktive Fehlerkultur

    Eine konstruktive Fehlerkultur betrachtet Fehlentwicklungen als Lernchancen statt als Versagen. Das reduziert Kontroll- und Dokumentationspflichten, die nur der Fehlervermeidung dienen. Mitarbeiter können schneller, kreativer, effizienter und letztlich auch effektiver handeln, weil weniger Angst vor Konsequenzen besteht.

    Verantwortungskultur

    Eine Verantwortungskultur stärkt eigenständige Entscheidungen und vermeidet übermäßige Eskalationen nach oben. Wenn klar ist, dass gut begründete Entscheidungen Bestand haben, sinkt der Bedarf an juristischen Rückversicherungen.

    Begründete Entscheidungen von Beamten sollen Bestand haben

    Wenn nachvollziehbar begründete Entscheidungen nicht nachträglich sanktioniert werden, entfällt der Zwang zu überdetaillierten Regelungen – auch in der Umsetzung. Dies führt zu mutigeren Entscheidungen, die ohne übermäßige Dokumentation getroffen werden können. Damit wird die Verwaltung handlungsfähiger und entlastet.

    Risikomanagement: Absenkung von Schutzstandards bei geringem Risiko

    Dort, wo Risiken unwahrscheinlich oder gering sind, können niedrigere Schutzstandards erhebliche Bürokratie einsparen. Jede Regulierung sollte proportional zur tatsächlichen Gefahr sein. Durch angemessene Abwägung entfällt umfangreiche Prüf- und Dokumentationsbürokratie. Man sollte sich immer klar machen: eine hundertprozentige Sicherheit kann es nicht geben und jegliche Annäherung geht mit immer gravierenderen Nebenwirkungen und Kosten einher..

    Marktliche Regelungen (z. B. CO₂-Preis)

    Marktmechanismen können effizienter wirken als detaillierte Vorschriften. Sie reduzieren die Notwendigkeit staatlicher Kontrollbürokratie. Unternehmen erhalten Handlungsspielräume, um selbst kosteneffiziente Lösungen zu finden.

    Verzicht auf sozialistische Planwirtschaft

    Weniger staatliche Detailsteuerung bedeutet mehr Freiheit für eigenständige Entscheidungen von Bürgern und der Wirtschaft. Der Wettbewerb fördert effiziente Lösungen ohne zusätzliche Regulierung. Sozialistische Zentralplaner behaupten lediglich, alles besser zu wissen.

    Verzicht auf staatliche Kontrollen – Vertrauen in die Bürger

    Ein höheres Grundvertrauen verringert Kontroll- und Nachweispflichten. Bürger und Unternehmen müssen weniger Formulare, Nachweise und Prüfungen durchlaufen. Dadurch sinkt auch der Aufwand für die Verwaltung deutlich.

    Pragmatismus

    Großzügige Pauschalierung statt Einzelfallregelungen

    Pauschalregelungen vereinfachen Verfahren erheblich, weil individuelle Prüfungen entfallen. Das reduziert Verwaltungsaufwand und schafft Klarheit für alle Beteiligten. Ein einheitlicher Rahmen senkt die Dokumentationslast. Im Zweifel werden mit Pauschalierungen gerechtere Lösungen erzielt als mit der detaillierten Regelung seltener Einzelfälle oder von Ausnahmen.

    Bagatellregelungen (De-minimis)

    Kleinbeträge oder geringfügige Vorgänge sollten von formalen Verfahren ausgenommen werden. Dies verhindert, dass Aufwand und Nutzen in einem Missverhältnis stehen. Die Verwaltung kann Ressourcen auf wirklich relevante Fälle konzentrieren.

    Genehmigungsfiktion

    Wenn Genehmigungen nach Ablauf einer Frist automatisch gelten, beschleunigt das Verfahren und entlastet Behörden. Antragsteller müssen nicht auf lange Bearbeitungszeiten warten. Gleichzeitig steigt der Druck auf Behörden, fristgerecht zu prüfen.

    Positiv-/Negativ-Listen

    Klare Listen ersetzen komplexe Einzelfallprüfungen durch transparente Kategorien. Unternehmen wissen sofort, ob etwas erlaubt oder verboten ist. Das reduziert Interpretationsspielräume und verkürzt Verfahren. Beispiel: Bestimmte Herkunftsländer von Produkten oder Dienstleistungen oder Lieferanten bzw. Auftragnehmer, die Gütekriterien nicht erfüllen, sind per Negativliste ausgeschlossen. Alle anderen gelten als unproblematisch und Unternehmen können sie ohne weitere Prüfungsbürokratie beauftragen.

    Vereinheitlichung

    Einheitliche Regeln, Formulare und Verfahren verringern Doppelstrukturen. Menschen und Unternehmen müssen sich nicht ständig auf neue Vorgaben einstellen.

    Differenzierung nach Unternehmensgrößen (Triage)

    Kleinere Unternehmen sollten geringere Pflichten haben als große. Dadurch wird Bürokratie proportional zur Leistungsfähigkeit gestaltet. Das vermeidet Überforderung und erhöht Akzeptanz. Wenn kleine Unternehmen nicht im Übermaß von Bürokratie belastet werden, erhöht sich die gesellschaftliche Neigung zur Unternehmensgründung.

    Moratorium

    Regulierungspausen geben Verwaltung und Wirtschaft Zeit zur Anpassung. Sie stoppen den stetigen Anstieg neuer Pflichten. Dadurch kann bestehende Bürokratie abgebaut werden. Beispiel: Statistik-Moratorium in Bayern.

    Förderprogramme abschaffen & Mittel pauschal verteilen

    Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit von Forschern entfällt auf die Erstellung von Anträgen auf Forschungsgelder. Weniger Förderrichtlinien bedeutet weniger Anträge und Prüfungen. Pauschale Verteilung spart erheblichen Verwaltungsaufwand. Die freiwerdenden Ressourcen können produktiver eingesetzt werden. Im Ergebnis ist die Allokation der Mittel mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht schlechter als bisher.

    Politik

    Verzicht auf unnötig komplizierte Regelungen

    Komplizierte Gesetze erzeugen hohen Auslegungs- und Dokumentationsaufwand. Einfachere Regeln fördern Transparenz und erleichtern Umsetzung.

    Verzicht auf Alibi-Gesetze

    Alibi-Gesetze verfehlen den vorgeblichen Regelungszweck sehr deutlich. Sie haben keinen praktischen Effekt und schaffen nur Bürokratie. Der Fokus sollte auf wirksamen Lösungen liegen. So bleibt die Gesetzgebung schlank und zielgerichtet. Politiker und Parteien glauben aber, mit Alibi-Gesetzen Wählerstimmen gewinnen zu können. Die Neigung zu Alibi-Gesetzen ist ein wesentlicher Bürokratiefaktor. Verursacher sollten diese Neigung ablegen. Ein probates Mittel könnte sein, Alibi-Gesetze beim politischen Gegner vehement zu kritisieren – was voraussetzt, selbst auf dieses Mittel zu verzichten.

    Abwägung von Kosten und Nutzen

    Regulierungen müssen einen klaren Mehrwert gegenüber ihrem Aufwand haben. Ein systematischer Kosten-Nutzen-Abgleich verhindert überzogene Vorgaben. Dadurch entsteht effiziente und verhältnismäßige Gesetzgebung.

    Suche nach günstigeren Alternativen

    Bevor neue Vorschriften erlassen werden, sollten Alternativen geprüft werden. Oft existieren weniger bürokratische Wege zum gleichen Ziel. Das fördert Innovation und senkt Regulierungsintensität.

    Verzicht auf staatliches Mikromanagement

    Detailsteuerung belastet Verwaltung und Unternehmen massiv. Mehr Handlungsspielräume reduzieren Berichtspflichten und manuelle Kontrollen. So entstehen effizientere Prozesse.

    Evaluation – evidenzbasierte Politikgestaltung

    Regeln sollten regelmäßig auf Wirksamkeit überprüft werden. Datengestützte Evaluation verhindert dauerhafte ineffektive Vorschriften. Fehlende Wirkung wird früh erkannt und korrigiert.

    Regelgebundene Rechtssetzung & 1-in-1-out

    Klare Regeln für die Gesetzgebung verhindern unkontrolliertes Wachstum von Vorschriften. Mit dem 1-in-1-out-Prinzip wird jede neue Regel durch Abschaffung einer alten kompensiert.

    EU

    Deutlichere Einwirkung auf EU-Gesetzgebung

    Ohne eigene Steuerquelle ist die EU-Kommission zur produktiven Gesetzgebungsmaschine geworden. Dem muss endlich deutlich Einhalt geboten werden. Qualität geht vor Quantität. Nationale Regierungen sollten daher frühzeitig Einfluss auf EU-Richtlinien nehmen. Dadurch werden überflüssige Bürokratievorgaben vermieden, bevor sie verbindlich werden. Eine aktive Rolle spart späteren Anpassungs- und Verwaltungsaufwand.

    No Gold Plating

    Beim nationalen Umsetzen europäischer Vorgaben sollten keine zusätzlichen Anforderungen eingeführt werden. Jeder Zusatz erhöht Bürokratie und erschwert Einhaltung. Das konsequente Vermeiden von Gold Plating hält Regulierungen schlank und vermeidet Wettbewerbsnachteile gegenüber anderen Ländern.

    Digitalisierung

    Digitalisierung – aber mit Fokus auf echten Bürokratieabbau

    Digitalisierung allein senkt Bürokratie nicht automatisch. Erst wenn Prozesse neu gedacht werden, entsteht spürbare Entlastung. Studien zeigen, dass der Effekt echter Vereinfachung doppelt so groß ist wie reine Digitalisierung.

    Digital-Check

    Jede neue Regelung sollte auf digitale Umsetzbarkeit geprüft werden. Das verhindert analoge Prozesse im digitalen Gewand. Mit dem alten Formular als PDF ist nichts gewonnen. Ein solcher Check stärkt Effizienz und Nutzerfreundlichkeit.

    Keine Digitalisierung zum Ausbau von Bürokratie missbrauchen

    Digitale Werkzeuge dürfen nicht dazu führen, dass zusätzliche Dokumentationspflichten entstehen. Ein digitaler Prozess muss einfacher als der alte sein. Andernfalls wächst die Belastung weiter. Durch Digitalisierung freiwerdende Ressourcen dürfen nicht zum Aufwuchs neuer Bürokratie missbraucht werden.

    Radikal nutzerorientiertes Design

    Digitale Lösungen sollten sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren. Klare, intuitive Oberflächen reduzieren Fehler und Nachfragen.

    Prototypen von Unternehmen testen lassen

    Frühe Tests mit realen Nutzern decken Probleme auf, bevor Systeme großflächig ausgerollt werden. Dadurch wird Funktionalität verbessert und Bürokratie vermieden. Unternehmen liefern wertvolles Feedback aus der Praxis. Der Durchstich des Feedbacks muss sich bis auf die Ebene der Gesetzgebung erstrecken.

    Registermodernisierung

    Wenn staatliche Register vernetzt und modernisiert werden, entfällt vielfacher Datenaustausch per Formular. Informationen müssen nicht ständig neu angegeben werden. Das minimiert Medienbrüche und Aufwand.

    KI zum Bürokratieabbau einsetzen

    Künstliche Intelligenz kann helfen, unnötige Regeln zu identifizieren oder Verwaltungsabläufe zu automatisieren. Sie unterstützt sowohl die Gesetzgebung als auch Bearbeitung von Anträgen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand erheblich. Aber: Wie allgemein für die Digitalisierung gilt auch hier, dass Bürokratieursachen nicht mit KI zugedeckt werden dürfen. Nur weil die Bewältigung von unnötiger Bürokratie mit Hilfe von KI einfacher ist, heißt das nicht, dass überflüssige Bürokratie nicht verschwinden muss.

    Daten abrufbar machen (z. B. Solid-Pods)

    Wenn Bürger ihre Daten kontrolliert bereitstellen können, müssen sie Informationen nicht ständig neu angeben. Das stärkt Datensouveränität und reduziert Formulare. Gleichzeitig verbessert es die Interoperabilität. Standards für solche dezentralen und datensouveränen Lösungen müssen geschaffen werden – Gesetzgebung sollte dies immer mitbedenken und solche Standards mitliefern.

    Umsetzung

    Experimentierklauseln

    Experimentierklauseln erlauben zeitlich begrenzte Abweichungen von Regeln, um neue Lösungen zu testen. Das fördert Innovation ohne vorherige langwierige Gesetzgebung. Erfolgreiche Modelle können später übernommen werden. Fehler werden für eine begrenzte Zeit in Kauf genommen. Evaluation hilft, brauchbare von nicht brauchbaren Lösungen zu unterscheiden.

    Fristen verlängern / Frequenzen verringern

    Weniger häufige Berichtspflichten reduzieren erheblich den Verwaltungsaufwand. Längere Fristen schaffen Planungssicherheit und entlasten Unternehmen. Behörden können Ressourcen gezielter einsetzen.

    One-Stop-Shop

    Ein einziger Ansprechpartner reduziert die Notwendigkeit, mehrere Behörden zu kontaktieren. Das beschleunigt Verfahren und verhindert doppelte Dateneingaben. Nutzer erhalten Dienstleistungen aus einer Hand.

    Push Government

    Proaktive Leistungen ersparen Bürgern aufwändige Anträge. Wenn Behörden Leistungen selbstständig bereitstellen, entfällt viel Bürokratie. Beispiele wie in Österreich zeigen erhebliche Effizienzgewinne.

    Once-Only-Prinzip

    Daten sollen nur einmal eingereicht werden müssen. Behörden greifen anschließend digital darauf zu. Das verhindert redundante Formulare und beschleunigt Abläufe. Die Registermodernisierung ist dafür eine wesentliche Voraussetzung.

    Semantische Interoperabilität

    Uneinheitliche Begriffsdefinitionen führen zu Missverständnissen und Mehrarbeit. Wenn Begriffe wie zum Beispiel „Kind“ oder „Einkommen“ überall gleich definiert sind, werden Prozesse klarer und digital leichter umsetzbar. Das verhindert Inkonsistenzen, Doppelarbeit und Verwirrung.

    Föderaler Wettbewerb

    Bundesländer können innovative Lösungen testen und voneinander lernen. Wettbewerb fördert Effizienz und beschleunigt Verbesserungen. Erfolgreiche Modelle verbreiten sich schneller. Aber: Bundesweit mehr als hundert Fachverfahren zum Beispiel für die Kfz-Anmeldung auf Basis eines Bundesgesetzes sind in hohem Maße ineffizient. Föderaler Wettbewerb sollte sorgsam abgewogen werden gegen die Vorteile von Standards in ausgewählten Anwendungsfällen.

    Zentralisierung von Standards

    Für bestimmte Bereiche sind einheitliche nationale Standards sinnvoll. Gemeinsame Schnittstellen erleichtern Digitalisierung und reduzieren Koordinationsaufwand.

    Evaluation (ex post)

    Regelungen sollten regelmäßig auf Wirksamkeit geprüft werden. So werden ineffiziente Vorgaben schneller identifiziert und abgeschafft. Das verhindert eine dauerhafte Anhäufung von Bürokratie.

    Ex-post statt Ex-ante-Kontrollen

    Kontrollen im Nachhinein vereinfachen viele Prozesse. Antragsteller müssen weniger Dokumente vorab einreichen. Das beschleunigt Genehmigungen und reduziert Aufwand.

    Visualisierung / Rule Mapping

    Bildliche Darstellungen von Regelzusammenhängen, Abläufen, Bedingungen und Konsequenzen zum Beispiel in Form von Flowcharts oder Prozessdiagrammen machen Komplexität sichtbar und können umständliche juristische Formulierungen mit vielen Schachtelsätzen ersetzen. Dadurch lassen sich unnötige Abhängigkeiten und Widersprüche identifizieren. Die Visualisierung erleichtert die Anwendung und Verbesserung von Regulierung. Die automatische Ableitung von Algorithmen und deren Mitauslieferung im Gesetzblatt setzt diesen Gedanken konsequent fort.

    Prozess (Gesetzgebungsverfahren)

    Auskömmliche Fristen im Gesetzgebungsverfahren

    Mehr Zeit für Abstimmung und Analyse führt zu besseren Gesetzen. Dadurch wird weniger nachjustiert und Bürokratie später vermieden. Qualität verhindert Regelungswucher und Qualität geht vor Quantität.

    Kooperative Bürokratiegestaltung

    Wenn Verwaltung, Wirtschaft und Zivilgesellschaft gemeinsam Regeln entwickeln, entstehen praxistaugliche Lösungen. Das erhöht Akzeptanz und senkt unnötige Vorgaben. Kooperation ersetzt realitätsferne Detailregelungen.

    Institutionelle Kopplung + Preisschild für administrative Kosten

    Regulierer sollten direkt spüren, welche Bürokratiekosten ihre Vorgaben erzeugen. Ein „Preisschild“ erhöht Verantwortungsbewusstsein. Dadurch werden überzogene Anforderungen vermieden. Am besten gelingt dies, wenn Regulierer sich im Rahmen der Regelschaffung eng mit den Regelausführenden abstimmen müssen: ausführende Behörden sind in das Gesetzgebungsverfahren einzubinden.

    Zusammenarbeit unterschiedlicher Ressorts & Experten

    Interdisziplinäre Zusammenarbeit (Ministerien, Bund, Länder, Kommunen) vermeidet widersprüchliche oder doppelte Regelungen. Expertise aus der Praxis erhöht Umsetzbarkeit.

    Praxis-Check (ex ante & ex post)

    Praxischecks prüfen die reale Wirkung von Regeln vor und nach Einführung. Das verhindert bürokratische Fehlentwicklungen frühzeitig. Probleme werden sichtbar und können korrigiert werden.

    Institutionen

    Normenkontrollrat

    Der Nationale Normenkontrollrat überprüft neue Regeln auf Bürokratiefolgen. Er schafft Transparenz und wirkt überbordenden Pflichten entgegen. Dadurch wird qualitativ bessere Gesetzgebung gefördert.

    Jahres-Bürokratieentlastungsgesetze

    Diese Gesetze bündeln regelmäßig Maßnahmen zum Abbau überflüssiger Pflichten. Sie sorgen für kontinuierliche Entbürokratisierung. Ziel ist es, jährlich spürbare Entlastungen für Bürger und Unternehmen zu erzielen.

    Quellen:

    Blesse, Sebastian, Hoegner, Leon, Necker, Sarah (2024) Steht der Staat sich selbst im Weg? Bürokratie in der Fördermittelvergabe an Kommunen. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien

    ChatGPT (Kurzdarstellung)

    Eckhard, Steffen, Zeppelin Universität (Vortrag)

    Falck, Oliver, Guo, Yuchen Mo, Pfaffl, Christian (2024) Entgangene Wirtschaftsleistung durch hohen Bürokratieaufwand. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien

    Knill, Christoph, Hinterleitner, Markus, Steinebach, Yves (2024) Produziert die Politik über ihre Verhältnisse? – Bürokratische Überlastung durch Politikakkumulation. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien

    Jennrich, Kathleen, RDin beim Bundesministerium der Finanzen (Vortrag)

    Kuhlmann, Sabine, Gerls, Florian (2024) Die Kosten der Bürokratie: Zwischen Messung und Realität. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien

    Kupferschmidt, Frank, Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg (Vortrag)

    Nationaler Normenkontrollrat (2025) Deutschland muss einfacher werden. Empfehlungen für eine Reformagenda der nächsten Bundesregierung. Nationaler Normenkontrollrat

    Nationaler Normenkontrollrat (2024) Jahresbericht 2024. Gute Gesetze. Digitale Verwaltung. Weniger Bürokratie. Momentum nutzen, Wirkung steigern. Nationaler Normenkontrollrat

    Schmidt, Klaus M. (2024) Ergebnisorientierte Bürokratie gestalten. ifo Zentrum für Industrieökonomik und neue Technologien

    Stiftung Familienunternehmen (2023) Regulatorische und finanzielle Belastungen durch EU-Gesetzgebung in vier Mitgliedstaaten –  Lessons learned – Ansätze zur Bürokratieentlastung. Stiftung Familienunternehmen

    von Lucke, Jörn, Zeppelin Universität (Vortrag)

    Wissenschaftlicher Beirat beim Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) (2025) Bürokratieabbau und ergebnisorientiertes Verwaltungshandeln

    Wissenschaftlicher Beirat beim Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) (2022) Menschenrechte und unternehmerische Sorgfaltspflichten

    Zehetmayer, Matthias, Hochschule der Medien (Vortrag)

  • Woran erkennt man überflüssige Bürokratie?

    Bürokratieabbau stellt Regelungszwecke als Ausgangspunkt von Bürokratie nicht in Frage, um einen klaren Fokus auf die Kernfrage nicht zu gefährden. Kernfrage ist die möglichst scharfe Abgrenzung eindeutig überflüssiger von eindeutig (noch) notwendiger Bürokratie.

    Wie ist die Abgrenzung zu leisten? Woran erkennen wir, „was weg muss“ und was bleiben soll?

    Bürokratieabbau ist Hinterfragen

    Ein Regelungsdetail, das hinweggedacht werden kann, ohne dass der Regelungszweck verfehlt wird, ist überflüssig.

    Und das Wort „Detail“ deutet an, dass die Prüfung auf niedriger Körnung erfolgt. Vielfach sind Detaildaten betroffen, z. B. die Unsitte, bestimmte Stammdaten mehrmals vom Kunden abzufragen, obwohl diese bereits vorliegen.

    Aspekte von Grenzfällen

    Es existieren Grenzfälle. Wenn mehrere Regelungszwecke vorliegen oder Regelungsdetails einen Nebenzweck erfüllen, ist die Einordnung in notwendig oder überflüssig mitunter schwierig. Häufig wird ein Regelungsdetail mit der effizienteren Bearbeitung in einer bestimmten Bearbeitungsstufe oder durch eine bestimmte Bearbeitungseinheit begründet (partielle Effizienz). Übersehen wird dabei zuweilen, dass Regelungen auch bei Prozessbeteiligten Aufwand verursachen, die an der Regelgestaltung nicht beteiligt waren.

    Deshalb ist es wichtig, alle Beteiligten gleichermaßen in den Blick zu nehmen. Natürlich sind dabei auch die Prozessteile relevant, die vom Kunden ausgeführt werden. In der Praxis werden Prozesse viel zu oft rein aus der Innensicht gestaltet. Der Perspektive des Kunden wird zu wenig Beachtung geschenkt.

    Vorgehen beim Bürokratieabbau

    Für den Bürokratieabbau empfiehlt sich demgemäß folgendes Prüfschema:

    • Rückführung aller Regelungsdetails auf den Regelungszweck: Was soll damit erreicht werden?
    • Prüfung der Notwendigkeit: Wird mit dem Regelungsdetail der Regelungszweck erreicht?  Wird der Regelungszweck auch ohne das Regelungsdetail erreicht?
    • Falls die Notwendigkeit verneint wird: Das Regelungsdetail ist primär überflüssig.
    • Gibt es dennoch gute Gründe dafür: weitere Regelungszwecke, Nebenzwecke, partielle Effizienz?
    • Verursacht Effizienz an einer Stelle Aufwand an einer anderen (ggf. bisher nicht betrachteten) Stelle (weitere Bearbeitungsstufen, Abteilungen, Kunden)?
    • Ist der Aufwand zur Erfüllung des Regelungsdetails verhältnismäßig und gibt es Alternativen mit weniger Aufwand?

    Bürokratieabbau als Teil der Unternehmenskultur

    Wir sehen, jede Regelung steht in Frage, muss sich rechtfertigen lassen. Das permanente Hinterfragen von Regelungen, das Zulassen der und die Ermutigung zur Infragestellung von Regelungen, schließlich die Routine im Nachfragen und Einfordern von Begründungen bringt den Bürokratieabbau in Schwung.

    Je nach Fortschritt innerhalb einer bestimmten Organisation mag es dann zweckmäßig sein, die Grenzfälle nicht allzu akademisch auszudiskutieren, sondern lieber an anderer Stelle bei eindeutig Überflüssigem fortzufahren. So können Bürokratieabbauerfolge eingefahren werden, ohne in den Verdacht zu geraten, selbstgefällig und am Ende ebenfalls bürokratisch Bürokratie abbauen zu wollen.

    Letztlich geht es nicht nur darum, einzelne Regelungen zu verschlanken. Es geht auch darum, mit Abbauerfolgen, verbesserten Lösungen, Einsparung von Kosten aber auch emotionaler Zustimmung bei den Entlasteten, den Bürokratieabbau kulturell in der Organisation zu verankern. Wenn alle Organisationsmitglieder das obige Prüfschema oder zumindest das dahinterstehende Prinzip

    Alles nicht Zweckdienliche ist überflüssig

    verinnerlichen, dann verselbständigt sich der Bürokratieabbau und sickert in die Organisation ein. Einfache, schlanke Regelungen werden so (langfristig) Teil der Unternehmenskultur.

    Thomas Bahlinger

  • Gegenstand des Instituts für Bürokratieabbau

    Wozu gibt es das Institut, was will es erforschen, was soll erreicht werden? Und was nicht? Dazu ein paar Vorüberlegungen aus den Gründungstagen:

    Regelungszweck bleibt außen vor

    Jede Regelung ist Bürokratie. Dies gilt für staatliche, wie auch für private Regelung.

    Bei der Frage, welche Bürokratie abzubauen ist, bleibt der Zweck einer Regelung außen vor. Der Zweck ist das Ziel, das mit der Regelung erreicht werden soll. Der Zweck unterliegt politischer Festlegung und ist grundsätzlich durch den Bürokratieabbau nicht zu hinterfragen.

    Er ist damit politisch fixierter Ausgangspunkt jeglicher Herrschaft über das Verhalten anderer. Max Weber identifiziert Bürokratie – also allgemein gültige Regelungen sowie deren Umsetzung unter Mithilfe staatlicher Beamter – als vorteilhafte Alternative gegenüber anderen Herrschaftsvarianten, auf die wir hier nicht weiter eingehen wollen.

    Staatliche Bürokratie

    Zwecke lassen sich hierarchisch ordnen. Im Staat wären z. B. die Freiheit der Bürger, deren Gesundheit und Leben, friedliches Miteinander, demokratische Verhältnisse sowie allgemeiner Wohlstand als Oberziele denkbar. Es mag dann unterschiedliche politische Richtungen geben, die solche Oberziele auf ganz und gar gegensätzliche Weise immer weiter herunterbrechen.

    Liberale Politik würde auf marktliche Abstimmungen und wenige Regelungen gröberer Körnung setzen, um die Oberziele zu erreichen, wohingegen sozialistische Politik mehr und feinkörniger regelt.

    Bürokratieabbau könnte zuallererst diese Systemfrage stellen und würde dabei eher liberaler Politik zustimmen, weil daraus im Endeffekt weniger Bürokratie resultierte. Eine solche Sichtweise wäre allerdings bereits auf sehr hoher Ebene der Zielhierarchie ein Hinterfragen von Zwecken. Der Bürokratieabbau verzettelte sich in politischer Diskussion und verlöre dabei seine Schärfe in der Abgrenzung eindeutig überflüssiger und eindeutig (noch) notwendiger Bürokratie. Und das ist allererste Pflicht jedes Bürokratieabbau-Bemühens: klar zu erkennen, was „weg muss“ und was bleiben soll.

    Bürokratie in Unternehmen

    Was für politische Präferenzen bei der Schaffung und Weiterentwicklung staatlicher Gesetzgebung gilt, ist in gleicher Weise auf privatwirtschaftliche Organisationen anwendbar. Auch dort stehen unterschiedliche Denkschulen zur Auswahl: traditionell hierarchisch geprägte Ansätze vs. Ideen, vollkommen auf Management und Führungskräfte zu verzichten – mit den entsprechenden Auswirkungen auf Anzahl, Granularität und Ausrichtung bürokratischer Regelungen.

    In diese Diskussion will sich der Bürokratieabbau aber nicht einmischen. Zwar wäre radikaler Bürokratieabbau in erster Linie die Abschaffung von Führungsebenen und formalen Vorschriften; aber auch hier gilt: Der Bürokratieabbau würde eine grundsätzliche Strukturfrage stellen. Er könnte sich dann aber nicht mehr fokussieren auf die Kernaufgabe, ein definiertes Ziel möglichst bürokratiearm, im besten Sinne effizient zu erreichen.

    Die Wirkung des Bürokratieabbaus ist hauptsächlich bottom-up gerichtet. Es geht darum, möglichst praktikable Lösungen gegen bürokratische Verkrustungen zu finden. Der Bürokratieabbau will zuallererst konkret auf Prozessebene umgestalten. Auf dem Weg „nach oben“ begegnen ihm zunehmend auch Zweckfragen, deren Beantwortung dann nicht mehr Abbau von Bürokratie im engeren Sinne ist, sondern vor allem politische Arbeit.

    Der Übergang ist fließend.

    Anschlussfragen

    Was ist der Unterschied zwischen modernen Managementsystemen und Bürokratieabbau?

    Woran erkennt man überflüssige Bürokratie?

    Diese Fragen besprechen wir in weiteren Beiträgen.